Tankkarten sind in vielerlei Hinsicht sinnvoll – vor allem dann, wenn sie ins Fuhrparkmanagement integriert werden. Mit der richtigen Karte entfällt ein lästiges Belege-Sammeln, da alle Tankrechnungen digital im System geführt werden. Zudem ergibt sich für die verschiedensten Firmengrößen ein enormes Sparpotenzial: Kosten können analysiert und kontrolliert werden. Tankbetrug kann sofort aufgedeckt werden und auch Flottenfahrzeuge mit besonders hohem Spritverbrauch werden mit Hilfe der Ausreißeranalyse in der Software sichtbar.
Fuhrparkverwaltung mit Vimcar Fleet
Vimcar Fleet haben wir schon letztes Jahr ausführlich getestet. Die Basis dafür ist der Vimcar Stecker, den wir auch im Video zu Vimcar im Detail gezeigt haben. In Vimcar Fleet, das aktuell ab 4,99 € netto monatlich pro Fahrzeug zu haben ist, ist ein Fuhrparkverwaltungssystem. Hier können digitale Fahrzeugakten, Fahrzeugbuchungen, eine Fahrerverwaltung, Führerscheinkontrollen, Routendokumentationen, Einsatzplanungen bis zu GPS Ortungen (in höheren Paketen) durchgeführt werden. Besonders angenehm ist, dass alle Funktionen von verschiedenen PCs (mit verschiedenen Nutzern) einfach per Browser bedient werden können. Doch auch unterwegs können Informationen per App auf dem Smartphone abgerufen werden, um die Fahrzeuge zu orten. Auch die graphischen Oberflächen wurden seit dem Start von Vimcar in 2015 überarbeitet und sind übersichtlich und klar strukturiert. Besonders die Fahrzeugbuchung in Vimcar Fleet hat uns im Test sehr gut gefallen. Sie ist die top Alternative zu umständlichen Outlook-Kalendern mit Fahrzeug-Reservierungen:
Fahrzeugbuchung in Vimcar Fleet aus Sicht des Mitarbeiters
Tankkartenintegration: Vimcar Tankkarte oder externe Tankkarte?
Seit einiger Zeit bietet Vimcar eine eigene Tankkarte an. Im eigenen Ratgeber erklärt Vimcar transparent Vor- und Nachteile sowie Funktionen verschiedener Tankkarten. Die Vimcar Tankkarte ist in Zusammenarbeit mit UTA entstanden und bietet ein paar große Vorteile: Es gibt keine Mindestabnahmemenge, die Karte funktioniert markenübergreifend an rund 12.000 Stationen und alle Vorgänge lassen sich extrem einfach in Vimcar Fleet importieren. Wer bereits eine Tankkarte von UTA, DKV, Aral oder Westfalen besitzt, kann diese allerdings auch unkompliziert in Vimcar integrieren. Mit der Vimcar Tankkarte gibt es zudem 3 Cent Tankrabatt auf Diesel an der Stammtankstelle und einen Cent an allen anderen. Die Vimcar Tankkarte ist für 1,95 € im Monat zu haben. Vimcar Fleet kann man 30 Tage lang kostenlos testen. Konkret nutzt ein Mitarbeiter die Tankkarte dann fast so wie eine EC-Karte: Eine PIN muss an der Kasse eingegeben werden, um Missbrauch zu verhindern. Zudem können für die Karte Rechte vergeben werden. So können beispielsweise andere Artikel (wie Frostschutz oder Fahrzeugwäschen) direkt mitbezahlt werden. Auch Budgets je Tankkarte können festgelegt werden.
Fahrzeugdetails und dessen Kosten auf einen Blick mit Statistik
Welche Tankkarte ist die Richtige für mich?
Unabhängig von der verwendeten Flottensoftware sollte die Tankkarte natürlich von möglichst vielen der Tankstellen akzeptiert werden, die im Umkreis des eigenen Unternehmens bzw. auf den gefahrenen Routen liegen. Zudem sollte man sich die Frage stellen, ob auch Dienstleistungen neben dem Tanken damit bezahlt werden können sollen: Einige Tankkarten (wie auch die von Vimcar) ermöglichen sogar die Abrechnung von Mautkosten, was bei internationalen Fahrten sehr hilfreich in der Buchhaltung ist. Außerdem ist wichtig, wie die Abrechnung erfolgt und welche Einstellungen/Limits gesetzt werden können.
Ausreißeranalyse & Setzen von Limits
Mit der Ausreißeranalyse von Vimcar Fleet kann der Kraftstoffverbrauch auf Sinnhaftigkeit überprüft werden bzw. extrem hohe Verbräuche oder Tankbetrug aufgedeckt werden. Man kann beispielsweise das Tankvolumen eines Flottenfahrzeugs festlegen und sich benachrichtigen lassen, wenn dieses überschritten wurde. Auch eine Abweichung vom Durchschnittsverbrauch kann dokumentiert werden. Außerdem kann es einzelnen Tankkarten erlaubt werden, z.B. eine Fahrzeugwäsche pro Woche zu bezahlen. Alle Features der Ausreißenanalyse findet man auch hier.
Die Vimcar Tankkarte macht in Kombination mit dem Flottenmanagementtool Vimcar Fleet, das wir bereits hier ausführlich getestet haben, am meisten Sinn. Für ein digitales Fahrtenbuch für Selbstständige empfiehlt sich dagegen das Vimcar Fahrtenbuch mit OBD Stecker. (Hier im Video-Test). Außerdem empfehlen wir dieses Webinar zu Tankkarten im Fuhrpark.
Vimcar Fleet kann 30 Tage kostenlos getestet werden und ist dann ab 4,90 € netto pro Monat / Fahrzeug verfügbar. Hier geht es zur Preisübersicht.
